Conseils Microsoft Office: Comment utiliser RECHERCHEV dans Excel

Conseils Microsoft Office: Comment utiliser RECHERCHEV dans Excel

Excel est un logiciel assez étonnant. En apparence, cela ressemble à une application de feuille de calcul de base, mais juste en dessous se trouve une multitude d’outils qui peuvent faciliter les tâches les plus complexes et les plus chronophages.

Prenons, par exemple, la fonction RECHERCHEV. Ce petit outil étonnant peut prendre des données apparemment sans signification comme les numéros de modèle ou les identifiants d’employés et les transformer par magie en informations que nous pouvons lire, telles que les noms et les adresses e-mail. Au lieu de copier et coller la bonne adresse e-mail à côté de chaque nom d’une liste, RECHERCHEV peut attribuer automatiquement la bonne adresse e-mail à la bonne personne. Peu importe si votre liste contient 10 entrées ou 10 000 – RECHERCHEV peut le faire fonctionner.

Lisez la suite pour voir un exemple de RECHERCHEV en action et découvrez comment vous pouvez l’utiliser.

Tout ce dont vous avez besoin pour utiliser VLOOKUP est un ensemble de données à référencer et une liste qui doit référencer ces données. Si vous souhaitez voir l’exemple en action, téléchargez simplement le fichier d’exemple utilisé ci-dessous en cliquant ici .

Remarque : l’exemple ci-dessous vous montre la méthode manuelle pour créer un RECHERCHEV et est montré avec Office pour Mac. Cela fonctionne de la même manière pour Windows, et bien qu’il existe des outils pour créer cela à l’intérieur d’Excel, il est beaucoup plus rapide de comprendre comment cela fonctionne et de créer ces fonctions manuellement.

 

À PROPOS DE RECHERCHEV

RECHERCHEV est une fonction Excel qui utilise une table référentielle de données pour appliquer les informations nécessaires à un autre endroit. Ces données peuvent être une autre table dans le classeur que vous utilisez, une autre table sur une feuille de calcul ou dans un autre fichier Excel. Cela signifie que si vous utilisez des numéros d’employé, par exemple, vous pouvez avoir un fichier Excel d’employé et des données de référence à l’intérieur d’innombrables autres fichiers Excel, à condition qu’ils se trouvent dans le même dossier.

Alors pourquoi est-ce utile? Disons que vous faites la paie. La plupart des applications de paie ne se soucient que de l’identifiant d’employé ou du numéro de sécurité sociale, car chaque personne n’en possède qu’un. Mais il peut y avoir plusieurs personnes portant le même nom. Ainsi, lorsque vous recevez votre rapport, il ne contient que des numéros d’identification. Pour le rendre lisible, vous voudrez ajouter des noms et peut-être même des départements. Au lieu de le taper à la main, vous pouvez le référencer automatiquement à partir d’une feuille de calcul.

Ceci est mieux illustré avec un exemple, alors jetons un coup d’œil à l’utilisation de RECHERCHEV pour les employés.

COMMENT UTILISER RECHERCHEV

La première chose dont vous avez besoin, ce sont vos données source. Il s’agit de la feuille qui contient à la fois les informations difficiles à lire comme un identifiant d’employé ainsi que les informations faciles à lire comme le nom de l’employé. Nous appellerons cela la table de consultation .

Conseils Microsoft Office: Comment utiliser RECHERCHEV dans Excel

La fonction RECHERCHEV utilise quatre informations clés. Cela peut sembler imposant, mais c’est en fait assez simple. Dans le cadre de ce didacticiel, nous effectuerons tout notre travail dans une seule feuille de calcul, mais vous pouvez également le faire sur des fichiers Excel dans la même structure de dossiers.

En utilisant le fichier ci-dessus, nous allons créer une nouvelle page nommée « Working » et renommer Sheet1 en « Lookup ». Nous prétendons avoir des données de feuille de temps qui nécessitent des noms et des départements qui y sont attachés. Cela signifie qu’il y aura plusieurs entrées pour la même personne. Voici les données avec lesquelles nous commençons:

Conseils Microsoft Office: Comment utiliser RECHERCHEV dans Excel

La zone en surbrillance est ce que nous aimerions remplir automatiquement avec RECHERCHEV. En référençant les données dans la feuille de recherche, nous le ferons facilement.

Les arguments nécessaires à VLOOKUP sont:

  • lookup_value
  • tableau_table
  • col_index_num
  • range_lookup

Vous pouvez démarrer la fonction RECHERCHEV en tapant = RECHERCHEV dans la cellule dans laquelle vous voulez que les données apparaissent. Pour notre exemple ci-dessus, ce serait la cellule D2. Excel commencera à formater automatiquement votre formule, mais continuez à taper, car nous vous montrerons ensuite ce qui se passe ici.

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lookup_value – C’est la première partie de l’argument. Ce sont les informations que vous utiliserez pour référence. Dans notre exemple, il s’agit du champ ID de l’ employé . Après avoir tapé = RECHERCHEV dans la cellule D2, notre prochaine étape consiste à cliquer sur l’ID d’employé dans la cellule B2. Cela indique à Excel que l’ID d’employé que nous voulons référencer est là.

table_array – Cet argument fait référence à la plage de données que vous souhaitez qu’Excel vérifie. Pour notre exemple, nous devons cliquer sur l’ onglet Recherche , puis mettre en évidence la zone que nous référençons. Il y a quelques règles clés qui doivent être suivies ici.

1. Références à gauche – La colonne de gauche doit avoir les valeurs référencées. Vous remarquerez dans notre exemple en haut de cette page que l’ID d’employé est répertorié dans la première colonne de l’onglet Recherche. En d’autres termes, vous ne pouviez pas placer les colonnes de nom en premier.
2. Pas de doublons – La colonne que vous utilisez pour référence ne peut pas contenir de doublons. Puisque cela montre une liste d’employés, vous ne devriez jamais avoir deux employés avec le même ID.

col_index_num – Cet argument fait référence au numéro de colonne de votre table de recherche contenant les informations que vous souhaitez afficher. En regardant notre exemple, nous voulons le nom de l’employé, qui est stocké dans la quatrième colonne de la feuille de recherche. Si vous vouliez juste le nom de famille, vous voudriez la colonne n ° 3.

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range-lookup – Le dernier champ vous demande si vous voulez une correspondance étroite ou une correspondance exacte. Pour cet exemple, nous voulons en effet une correspondance exacte, donc la valeur que nous entrerons est FALSE . Plus souvent qu’autrement, vous voudrez utiliser FALSE ici.

Alors, voici à quoi ressemble la formule pour notre exemple:

= RECHERCHEV (B2, Recherche! $ A $ 2: $ E 8,4 $, FALSE)

Important : vous avez probablement remarqué les signes dollar supplémentaires «$» dans l’exemple ci-dessus. Ceux-ci sont utilisés pour indiquer à Excel que les valeurs sont absolues. Si vous ne les utilisez pas, votre RECHERCHEV sera très rapide. Ne vous inquiétez pas trop à leur sujet et ajoutez-les simplement. Vous serez heureux de l’avoir fait.

Excel utilise l’ID d’employé sur la feuille de travail pour correspondre à la feuille de recherche et récupère toutes les données que nous avons dans la quatrième colonne. Dans notre cas, c’est le nom de l’employé. Le résultat est que le nom de l’employé apparaît.

Pour le copier dans le reste des cellules de votre tableau, survolez simplement le coin inférieur droit de la cellule dans laquelle vous venez de travailler et votre curseur devrait se transformer en un petit signe plus noir. Cliquez et faites glisser vers toutes les cellules que vous souhaitez remplir. Lorsque vous relâchez, tous les noms doivent se remplir automatiquement.

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Pour remplir la colonne Department, vous utiliseriez la même formule, mais cette fois, vous feriez référence à la colonne # 5 pour votre argument col_index_num. Lorsque vous avez terminé, votre feuille devrait ressembler à ceci:
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Il existe d’innombrables raisons d’utiliser RECHERCHEV, de la validation des données à la création de feuilles facilement lisibles par un humain. Chaque fois que vous avez besoin de remplir des données en masse, RECHERCHEV est votre meilleur ami.

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